یکی از تصمیمهای مهم شرکتهای واردکننده این است که فرآیند ترخیص کالا را چگونه مدیریت کنند:
۱. استفاده از ترخیصکار مستقل
۲. انجام امور ترخیص در ساختار خود شرکت
۳. استفاده از یک تیم عملیاتی برونسپاریشده
انتخاب اشتباه میتواند باعث افزایش هزینه، وابستگی و توقف کالا شود.
مدل اول: استفاده از ترخیصکار
در این مدل، شرکت یک فرد یا مجموعه متخصص را برای انجام مراحل گمرکی به کار میگیرد.
مزایا
تجربه عملیاتی: ترخیصکار معمولاً با فرآیندهای گمرکی، مدارک، مسیرهای اجرایی و مشکلات رایج آشناست.
سرعت در پروندههای خاص: برای یک محموله مشخص، استفاده از فرد باتجربه میتواند زمان را کاهش دهد.
کاهش نیاز به نیروی داخلی: شرکت لازم نیست از ابتدا تیم ترخیص ایجاد کند.
معایب و ریسکها
تمرکز دانش خارج از شرکت: گاهی شرکت فقط منتظر میماند که ترخیصکار کار را انجام دهد و دانش فرآیند منتقل نمیشود.
وابستگی به شخص: اگر ارتباط با یک فرد قطع شود، پیگیری پرونده سخت میشود و اطلاعات پراکنده میماند.
تمرکز روی «ترخیص» نه کل زنجیره واردات: یک ترخیصکار معمولاً مسئولیت اصلیاش خروج کالا از گمرک است، نه لزوماً؛ انتخاب کالا، کنترل HS Code، مدیریت اسناد قبل از حمل و محاسبه هزینه تمامشده.
مدل دوم: انجام امور توسط خود شرکت
در این مدل شرکت خودش فرآیند را شامل؛ ثبت سفارش، کنترل اسناد، هماهنگی حمل، اظهار و ترخیص، مدیریت میکند.
مزایا
- کنترل کامل: شرکت روی اطلاعات، هزینهها و زمانبندی تسلط دارد.
- ایجاد دانش سازمانی: با هر واردات، سیستم شرکت قویتر میشود.
- مناسب برای واردات مستمر: برای شرکتهایی که مرتب واردات دارند، ارزشمند است.
معایب
- نیاز به تیم متخصص: نیازمند افراد آشنا با بازرگانی خارجی، گمرک، سامانهها و قوانین است.
- هزینه ثابت: استخدام تیم داخلی برای شرکتهای کوچک ممکن است مقرونبهصرفه نباشد.
مدل سوم: اپراتوری برونسپاریشده (مدل حرفهای)
در این مدل، شرکت یک تیم اجرایی بیرونی دارد که مثل واحد بازرگانی عمل میکند. یعنی نه فقط «ترخیص»، بلکه کل عملیات قبل از خرید، قبل از حمل، زمان ثبت سفارش، زمان گمرک و بعد از ترخیص، کنترل میشود.
اشتباه رایج این تصور است که اگر ترخیصکار خوب داشته باشیم، همه مشکلات حل میشود. در حالی که بسیاری از مشکلات قبل از رسیدن کالا به گمرک ایجاد میشوند. مشکلاتی مانند؛
- HS Code اشتباه
- ثبت سفارش ناقص
- مجوز فراموششده
- اسناد نامنطبق
پیشنهاد عملی برای شرکتها
- واردات کم و موردی: ترخیصکار مناسب است.
- واردات منظم: سیستم داخلی یا اپراتوری لازم است.
- شرکت در حال رشد: مدل ترکیبی بهترین نتیجه را دارد.
