در واردات، بسیاری از توقف‌ها نه به‌خاطر خود کالا، بلکه به دلیل ناقص بودن یا مغایرت اسناد اتفاق می‌افتد.

۱) پروفرما اینویس (Proforma Invoice) — پیش‌فاکتور

اولین سند معامله است. باید شامل:

• نام کامل فروشنده
• مشخصات خریدار
• شرح دقیق کالا
• HS Code (ترجیحاً)
• مقدار و واحد اندازه‌گیری
• قیمت واحد و کل
• کشور مبدأ
• شرایط پرداخت
• شرایط تحویل (Incoterms)
• مدت اعتبار

باشد.

اشتباهات رایج:

• شرح کالا خیلی کلی، مثلاً: «Parts» یا «Equipment»

بهتر:

«Stainless steel sheet 304, thickness …»

• نبودن مشخصات فنی
• اختلاف نام کالا با ثبت سفارش

۲) Commercial Invoice — فاکتور تجاری

سند اصلی ارزش کالا است. باید با پروفرما هماهنگ باشد:

• تعداد
• قیمت
• فروشنده
• خریدار
• کالا

اشتباهات:

• قیمت فاکتور با پروفرما متفاوت است
• شرح کالا متفاوت است
• واحد اندازه‌گیری فرق دارد

۳) Packing List — پکینگ لیست

مشخص می‌کند کالا چگونه بسته‌بندی شده است.

شامل:

• تعداد بسته‌ها
• نوع بسته‌بندی
• وزن خالص
• وزن ناخالص
• ابعاد

اشتباه رایج:

مثلاً:

• Invoice: 100 کارتن
• Packing: 90 کارتن

۴) Bill of Lading — بارنامه

برای حمل دریایی بسیار مهم است و شامل اطلاعات زیر است؛

• فرستنده
• گیرنده
• بندر مبدأ
• بندر مقصد
• شرح کالا

اشتباهات:

• نام گیرنده اشتباه
• اطلاعات کالا متفاوت
• تأخیر در دریافت اصل اسناد (در مواردی که لازم است)

۵) Certificate of Origin — گواهی مبدأ

نشان می‌دهد کالا ساخت کدام کشور است.

مثلاً: China

اشتباهات:

• کشور مبدأ با اسناد دیگر تناقض دارد
• مشخصات کالا ناقص است

۶) بیمه‌نامه (Insurance)

بسته به شرایط معامله مهم است. به‌خصوص در CIF/CIP.

موارد زیر را بررسی کنید:

• ارزش پوشش
• نوع خطرات پوشش داده شده

۷) ثبت سفارش

اطلاعات باید با اسناد خارجی هماهنگ باشد:

• HS Code
• مقدار
• ارزش
• فروشنده
• کشور مبدأ

اشتباه:

• ثبت سفارش یک کالا
• ولی ورود کالای متفاوت

۸) کارت بازرگانی

موارد زیر را بررسی کنید:

• اعتبار کارت
• سقف و شرایط
• تطابق صاحب کارت با واردکننده

۹) مجوزها (بسته به کالا)

ممکن است مجوزهای استاندارد، بهداشت، قرنطینه یا مجوزهای تخصصی لازم باشد.

اشتباه: خرید کالا قبل از گرفتن تأییدیه لازم

۱۰) اسناد بانکی و ارزی

بسته به روش تأمین ارز:

• مدارک پرداخت
• اسناد بانکی
• مدارک مرتبط

ممکن است لازم باشد.

کنترل نهایی قبل از ورود کالا

یک جدول تطبیق بسازید:

مورد	Invoice	Packing	بارنامه
نام کالا	✓	✓	✓
مقدار	✓	✓	✓
وزن		✓	✓
HS Code	✓
کشور مبدأ	✓		✓

۱۰ خطای خطرناک اسنادی

• HS Code اشتباه
• اختلاف وزن
• اختلاف تعداد
• اختلاف نام کالا
• اختلاف ارزش
• مبدأ اشتباه
• فروشنده غیرواقعی
• اسناد ناقص
• ثبت سفارش نامنطبق
• حمل قبل از آماده بودن مجوزها