پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یا پیشفاکتور یک سند تجاری است که فروشنده خارجی قبل از ارسال کالا برای خریدار صادر میکند و در آن شرایط پیشنهادی معامله اعلام میشود. به زبان ساده، پروفرما پیشنهاد رسمی فروشنده برای انجام معامله واردات یا صادرات است.
این سند معمولاً مبنای اقداماتی مثل ثبت سفارش، بررسی ارزی، مذاکره تجاری و برنامهریزی واردات قرار میگیرد.
اطلاعات مهم داخل پروفرما معمولاً شامل موارد زیر است:
الف- مشخصات فروشنده (Seller)
- نام شرکت
- آدرس
- کشور
- اطلاعات تماس
ب- مشخصات خریدار (Buyer)
- نام شرکت یا شخص
- اطلاعات ثبتشده
ج- مشخصات کالا
- نام کالا
- مدل یا مشخصات فنی
- تعداد
- وزن و حجم
- بستهبندی
- HS Code (کد تعرفه کالا)
د- قیمت و ارزش معامله
- قیمت واحد
- قیمت کل
- نوع ارز (دلار، یورو و…)
- شرایط قیمتگذاری
ه- شرایط تحویل (Incoterms)
مثلاً: EXW، FOB، CFR یا CIF
این بخش مشخص میکند:
- هزینه حمل با چه کسی است
- بیمه با چه کسی است
- ریسک انتقال کالا چه زمانی منتقل میشود
و- شرایط پرداخت
مثلاً:
- حواله بانکی
- اعتبار اسنادی (LC)
- پرداخت پیشپرداخت
- سایر روشها طبق مقررات
ز- زمان تحویل
- مدت آمادهسازی کالا
- زمان ارسال
ک- کشور مبدأ و مقصد
نکات مهم هنگام بررسی پروفرما
۱. HS Code را دقیق بررسی کنید
اشتباه در کد تعرفه میتواند باعث مشکل در ثبت سفارش، تعرفه و ترخیص شود.
۲. مشخصات کالا باید کامل باشد
نوشتن عباراتی مثل «قطعه صنعتی» یا «مواد اولیه» کافی نیست. مشخصات فنی باید روشن باشد.
۳. قیمت غیرواقعی میتواند مشکلساز شود
ارزش کالا باید منطقی باشد، چون ممکن است در بررسیهای گمرکی و ارزشگذاری مطرح شود.
۴. اعتبار پروفرما را چک کنید
بسیاری از پروفرماها تاریخ اعتبار دارند (مثلاً ۳۰ روز).
۵. شرایط اینکوترمز را جدی بگیرید
مثلاً تفاوت FOB و CIF میتواند هزینههای زیادی ایجاد کند.
مثال:
FOB چین: فروشنده کالا را تا بندر چین تحویل میدهد، حمل اصلی معمولاً با خریدار است.
CIF بندرعباس: فروشنده هزینه حمل و بیمه تا بندر مقصد را هم لحاظ میکند.
۶. اطلاعات فروشنده بررسی شود
قبل از پرداخت مواردی مانند؛ سابقه شرکت، حساب بانکی و تطابق نام شرکت با اسناد، بررسی شود.
تفاوت پروفرما با فاکتور نهایی (Commercial Invoice)
پروفرما؛
- قبل از معامله صادر میشود
- پیشنهاد فروش است
- برای ثبت سفارش استفاده میشود
فاکتور تجاری؛
- بعد از فروش/ارسال صادر میشود
- سند قطعی معامله است
- برای گمرک و حسابداری مهم است
در مسیر واردات معمولاً ترتیب کلی این است:
ترخیص → کوتاژ → اظهار گمرکی → حمل → تأمین ارز (در صورت نیاز) → ثبت سفارش → پروفرما
